Byd dine gæster velkommen med mail

Updated: Jun 17

En god velkomstmail skal kunne mange ting. Den skal informere dine gæster om de praktiske ting ved dit event, så som tid, sted og dato, men den gode velkomstmail skal også få dine gæster til at glæde sig til dit event, og føle sig velkommen.



De fleste ved at et godt førstehåndsindtryk er nøglen til succes, uanset hvilken branche man arbejder i. Dette gælder ikke kun ansigt til ansigt, men også i e-mails. Ticketbutler giver dig derfor en guide til, hvordan du som arrangør udformer den gode velkomstmail for dine events. Vi har samlet 7 punkter, som vi hos Ticketbutler mener er vigtigt, for at give dine gæster den helt rigtige virtuelle velkomst til dit event.


"Hvis dit event har et program, kan det være en god ide enten at indsætte dette program i din velkomstmail, vedhæfte det som en pdf eller linke til hjemmesiden, hvor programmet er opgivet"

Dato


Det er vigtigt at dine gæster ved hvornår dit event afholdes, hvis dit event skal være vellykket. En god ide er at nævne datoen for eventet hver gang du kommunikerer med dine gæster, og ikke kun oplyse datoen, der hvor du reklamerer for dit event. Datoen skal således nævnes i din velkomstmail, og kan med fordel også nævnes, hvis du anvender dig af Ticketbutlers funktion for reminder e-mails og sms.


Sørg for at datoen står klart og tydeligt, sådan at der ikke forekommer misforståelser. Dette kan nemt gøres ved at skrive datoen så udførligt som muligt, ved at anvende tekst til at skrive ugedag og måned, som vist her: “Dato for event: Lørdag d.8 April 2020”.


Tidspunkt


Som arrangør er det vigtigt, at du gør det klart for dine gæster, hvornår de har mulighed for at møde op til dit event, og hvornår eventet reelt går i gang. Dette kan du gøre ved at oplyse to tidspunkter i dine velkomstmail: et tidspunkt for hvornår dørene åbner, og et tidspunkt for hvornår eventet starter. Dette kan f.eks. gøres som her:

“Dørene åbner kl.14.00, hvor det er muligt at komme på plads inden eventet starter. Eventet starter officielt kl.15.00 med velkomst, hvorefter første taler går på”

Lokation


Den sidste vigtige praktiske information du skal sørge for dine gæster kender, er adressen for dit event. Skriv altid adresse i den øverste del af din velkomstmail. På denne måde er det nemt og hurtigt, for dine gæster at finde denne information. Det er en god ide at bruge links til rutevejledning, sådan at de gæster, der læser din velkomstmail på en smartphone eller tablet, hurtigt kan finde vej. Husk at tjekke om linket til rutevejledningen virker, inden du sende dine velkomstmails ud. Dette kan tjekkes ved at lave en test e-mail af din velkomstmail - Du kan her evt. få en kollega eller ven til at teste om linket virker, og om de forstår den opgivet information.


Program


Hvis dit event har et program, kan det være en god ide enten at indsætte dette program i din velkomstmail, vedhæfte det som en pdf eller linke til hjemmesiden, hvor programmet er opgivet. På denne måde får dine gæster, al den information de skal bruge om selve indholdet af dit event. Længere event-programmer opfordres dog til ikke at opgives i selve velkomstmailen, men i stedet vedhæftes eller linkes til, da det kan virke uoverskueligt for gæsterne, hvis din velkomstmail er for omfattende.


"Det kan f.eks. være et Ps om at der kommer en hemmelig gæst til eventet, eller at der vil være overraskelser undervejs i dit event."

Parkering og offentlig transport


Det er god stil at hjælpe dine gæster godt på vej til dit event og sørge for at de når frem i tide. Derfor er information om parkering og offentlig transport vigtigt for den gode velkomstmail. Informér dine gæster om parkeringsmuligheder i nærområde af dit event og hjælp dem med at nå frem uden irritation og besværlighed - Det er langt nemmere at afholde et vellykket event, hvis dine gæster er glade når de ankommer.


For de som er med offentlig transport, er det vigtigt at guide og fortælle hvordan de bedst muligt kommer frem til dit event. Oplys hvilke offentlig transport muligheder de har og angiv hvilke stationer (metro, tog og bus), der ligger tættest på lokationen for dit event.

På denne måde sikre du at dine gæster ikke føler sig usikre eller forvirrede, hvilket de med garanti vil værdsætte.


Kontaktinformation og afbud


Desværre sker der i nogle tilfælde dét at en deltager bliver syg eller forhindret i at møde op til et event. Det er derfor en god ide at forklare dine gæster hvordan de melder afbud, samt hvilke betingelser og vilkår der gælder for afbud til dit event. Angiv derfor hvornår man senest kan melde afbud til dit event, samt hvordan dette skal gøres - per telefon, email eller andet.

Det er også super vigtigt at du opgive kontaktinformation på dig som arrangør, sådan at dine gæster kan få fat på dig hvis de har nogle spørgsmål. Det bør altid fremgå klart og tydeligt i dine velkomst mail, hvor og hvornår dine gæster kan komme i kontakt med dig hvis dette skulle være nødvendigt. På denne måde viser du også at du interesserer dig for dine gæster og at du er klar til at give dem en god oplevelse til dit event.

“Ps” som virker


Kræver dit event at dine deltagere medbringer noget bestemt? Dette kunne være visit kort, computer, medlemsnummer, udstyr eller lignede - så sørg for at få dette med i din velkomstmail. Du kan feks.. indsætte en huske-liste eller inkludere det i et “Ps”, som vist her:

“P.s. husk at medbringe din egen yoga-måtte, da dette er langt mere behageligt end vores kolde gulv ;-)” Ps er ofte noget som folk husker og alle læser. Et Ps kan derfor også bruges til andet end praktiske informationer og huskelister. Du kan med fordel inddrage en teaser for dit event i dit Ps. På denne måde gør du dine gæster ekstra nysgerrige og styrke dit event. Det kan fx være et Ps om at der kommer en hemmelig gæst til eventet, eller at der vil være overraskelser undervejs i dit event.


Vi håber du kunne bruge vores tips og tricks til hvordan du skriver en god velkomstmail for dit event. Husk at din velkomstmail ikke kun er et redskab til at give praktisk information, men også en måde at skabe kontakt til dine gæster og sørge for at de får en god oplevelse. Alt det bedste, Emilie Sukstorf Ticketbutler


Du kan allerede nu oprettet dit første event hos Ticketbutler her.Det tager mindre end 5 minutter at komme i gang og er gratis at anvende.

Contact us

Address

Raffinaderivej 10,

2300 København

Phone number

E-mail address

FOLLOW US

Subscribe to our Newsletter

© 2020 by Ticketbutler